E-Rechnung: Update bezüglich der Änderungen ab dem 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 gilt die Pflicht der elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen - nicht nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Eine "elektronische Rechnung" ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – bisherige Voraussetzung der Lesbarkeit entfällt. Eine „reine“ PDF-Rechnung gehört nicht zu den elektronischen Rechnungen!
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 stellt unsere Werbeartikelbranche vor neue Anforderungen, bietet jedoch auch Chancen zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Eine Software-Lösung, die Sie dabei einfach und effizient unterstützt, spielt dabei die zentrale Rolle. Bereits seit 2020 können KS1 Anwender echte "elektronische Rechnungen" bequem erstellen und versenden.
Wie betrifft es Sie als B2B Händler?
Sie erhalten E-Rechnungen (Eingangs- bzw. Lieferantenrechnungen) und müssen E-Rechnungen wiederum an Ihre Kunden ausstellen.
Um sich unnötige Kosten und Mühen für umständliche, zeitaufwändige und manuelle Workarounds zu sparen und optimal für die neuen Anforderungen gewappnet zu sein, bietet Ihnen die Branchenlösung KS1 bereits ab der Economy Version alle benötigten Funktionen rund um die E-Rechnung. Mit KS1 können Sie sowohl maschinenlesbare Eingangsrechnungen direkt importieren und verarbeiten, als auch X-Rechnungen und/oder ZuGFerd-Rechnungen schreiben und archivieren.
Kreditoren: Eingangsrechnungen müssen inhaltlich überprüft werden (Über- / Unterlieferung, richtiger Preis, etc.). Im Falle der ZuGFerd-Rechnung ist dies gut zu überprüfen, da das empfangene PDF Dokument neben den maschinenlesbaren Informationen auch eine gewohnte grafische Darstellung bietet. Im Falle einer X-Rechnung ist das eher schwierig und mühselig, da hier der grafische Teil fehlt (siehe auch Screenshots weiter unten).
KS1 hat daher ein Eingangsrechnungstool, in dem der maschinenlesbare Teil der xml-Datei übersetzt wird und in die bestehenden offenen Posten eingelesen wird (siehe auch Checkliste des gww, S. 22, Punkt 5 Kreditoren). Per Drag and Drop wird die X-Rechnung in die gelb markierte Stelle gezogen.
Debitoren: Für jeden Ihrer Kunden kann individuell festgelegt werden, in welcher Form dieser die Rechnung erhalten soll. KS1 kann sowohl X-Rechnungen als auch ZuGFerd-Rechnungen erstellen und das schon seit 2020 (siehe weitere Beschreibung unten). Bei öffentlichen Auftragsgebern, bei denen eine X-Rechnung in einer Plattform hochgeladen werden muss, muss eine Leitweg-ID hinterlegt werden. Diese erhält man vom öffentlichen Auftraggeber.
Dies geschieht automatisch und bedarf keiner besonderen Schulung für die Mitarbeiter.
Die elektronischen Rechnungen werden automatisch digital archiviert, sodass sie jederzeit wieder schnell zur Hand und sie damit auskunftsfähig sind (dies schliesst nicht das Backup und die Langzeitspeicherung Ihrer Daten ein).
Mit KS1 als Plattform für Ihre Digitale Transformation können Sie sich beruhigt auf Ihre Kunden konzentrieren (https://www.ks1.de/produkte/digitaletransformation).
XRechnung, ZUGFeRD - Neuerungen bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ab 27.11.2020
Kurzfassung: Ab dem 27.11.2020 müssen Sie Rechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes in einem speziellen digitalen und maschinenlesbaren Format vorlegen. Dieses Format heißt XRechnung. Wenn Ihre Software dieses Format nicht erzeugen kann, müssen Sie mit manueller Mehrarbeit rechnen. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Begriffe und Abläufe. Anwender der Warenwirtschaft KS1 erhalten die neue Funktionalität automatisch per Online-Update.
E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, EU Norm EN 16931, EU-Richtlinie 2014/55/EU, 27. November 2020, XML, PDF, Digitalisierung, usw. Zurzeit geistern viele dieser Schlagworte durch die Medien und sorgen meist für Verwirrung. Dabei ist es eigentlich recht einfach - es geht hier schlicht um ein einheitliches Format um Rechnungen digital und ohne manuellen Mehraufwand auszutauschen. Im Grunde also eine für Händler und Kunde zeitsparende, fehlerunanfällige und somit wünschenswerte Arbeitsweise.
Funktionieren kann dies alles nur, wenn sowohl der Rechnungssteller (Händler) als auch der Rechnungsempfänger (Kunde) hinsichtlich der ausgetauschten Rechnungsdaten "die gleiche Sprache" sprechen - die ausgetauschten Daten (die elektronische Rechnung oder kurz E-Rechnung) von dem jeweiligen Softwaresystem der Parteien identisch interpretiert werden. Um das zu gewährlisten, wurden von der Europäischen Union zunächst Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU) und dann ein technischer Standard (Norm EN 16931) definiert.
Die EU-Mitgliedsländer haben dann die EU-Vorgaben an länderspezifische Anforderungen angepasst: für Deutschland heißt diese nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931-1 "XRechnung". Es gibt neben der XRechnung noch weitere Rechnungsformate, die XRechnungs-kompatibel sind, z.B. das Format ZUGFeRD ab der Version 2.1.1. Während die XRechnung eine schlichte, nur maschinenlesbare Datei und nicht "menschenlesbar" wie ein PDF Dokument oder ein Papierausdruck ist, hat das ZUGFeRD-Format einen Vorteil: die XRechnungs-Datei wird hier in dem üblichen PDF-Dokument "versteckt" - der Empfänger kann also wie gehabt die PDF Datei anzeigen und (manuell) weiterverarbeiten oder die XRechnungs-Datei in seiner Software direkt einlesen (Stichwort: hybrides Format). Im Adobe Acrobat Reader © beispielsweise sieht man die eingebettete XRechnung über die Anlagen („Büroklammer“).
Eingebettete, maschinenlesbare XRechnung Rechnung in einem ZUGFeRD PDF
In einem ersten Schritt sind ab dem 27. November 2020 Lieferanten des Bundes nun verpflichtet, Rechnungen, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen gestellt werden, als E-Rechnung in dem besagten XRechnungs-Format einzureichen. Auf Landesebene gelten wiederum andere - teils deutlich unterschiedliche - Fristen. Um hier einen aktuellen Überblick für das jeweilige Bundesland zu erhalten, empfiehlt sich die Seite des Verbandes elektronischer Rechnung (https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/). Klar ist jedoch: Wenn Sie zukünftig Rechnungen an Auftraggeber der öffentlichen Hand stellen wollen, müssen Sie E-Rechnungen erzeugen können.
Was gilt nun genau als elektronische Rechnung? Das definiert das Ministerium BMI genau: Keine Papierrechnung (auch nicht eingescannt) und auch keine Email mit angehängter, herkömmlicher PDF Datei. Es muss eine "maschinenlesbare" Datei im oben beschriebenen XRechnungs-Format sein.
Maschinenlesbare Rechnungsdaten im XRechnung-Format
Kurzum: Solch eine Datei muss über Software zusätzlich erzeugt werden. Im Optimalfall kann dies Ihrer Warenwirtschaft (wie z.B. KS1) oder Sie müssen Ihre Rechnung zeitaufwändig von Hand auf einer Webseite eingeben und die erzeugte Datei dann an den Empfänger weiterleiten. Ansonsten wird die Rechnung abgewiesen. An welchen Adressaten und wie Sie die Rechnung übermitteln teilt Ihnen Ihr Kunde mit. Der Bund stellt Ihnen für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung: ZRE und OZG-RE (Details finden Sie hier: www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/). Hier können Sie die generierte XRechnung mit Drag&Drop hochladen oder eben auf Basis Ihrer herkömmlichen Rechnung komplett manuell erfassen.
Einreichen einer XRechnung-Datei über das ZRE Portal des Bundes
Was man bei alldem nicht vergessen sollte: Rechnungen müssen in dem Format, in dem Sie erzeugt wurden, auch archiviert und entsprechend vorgehalten werden (Stichwort: GoBD und DSGVO). Hier können Sie mit dem ZUGFeRD Format zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Zum einen liefern Sie Ihre Rechnungen im XRechnung konformen Format und weiterhin ist das PDF-Format von ZUGFeRD eine "PDF/A-3" Datei, also ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Anwender der Branchenlösung KS1 können den kommenden Neuerungen gelassen entgegenblicken: Wie gewohnt kommt auch diese Funktion über das automatische Update auf alle Rechner. Beim Fakturieren müssen Sie dann lediglich das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.1) auswählen und die E-Mail enthält die gewünschten E-Rechnungsdaten. Fertig.
Auswahl des E-Rechnung Formates in der Warenwirtschaft KS1