Kurzfassung: Ab dem 27.11.2020 müssen Sie Rechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes in einem speziellen digitalen und maschinenlesbaren Format vorlegen. Dieses Format heißt XRechnung. Wenn Ihre Software dieses Format nicht erzeugen kann, müssen Sie mit manueller Mehrarbeit rechnen. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Begriffe und Abläufe. Anwender der Warenwirtschaft KS1 erhalten die neue Funktionalität automatisch per Online-Update.

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, EU Norm EN 16931, EU-Richtlinie 2014/55/EU, 27. November 2020, XML, PDF, Digitalisierung, usw. Zurzeit geistern viele dieser Schlagworte durch die Medien und sorgen meist für Verwirrung. Dabei ist es eigentlich recht einfach - es geht hier schlicht um ein einheitliches Format um Rechnungen digital und ohne manuellen Mehraufwand auszutauschen. Im Grunde also eine für Händler und Kunde zeitsparende, fehlerunanfällige und somit wünschenswerte Arbeitsweise.

Funktionieren kann dies alles nur, wenn sowohl der Rechnungssteller (Händler) als auch der Rechnungsempfänger (Kunde) hinsichtlich der ausgetauschten Rechnungsdaten "die gleiche Sprache" sprechen - die ausgetauschten Daten (die elektronische Rechnung oder kurz E-Rechnung) von dem jeweiligen Softwaresystem der Parteien identisch interpretiert werden. Um das zu gewährlisten, wurden von der Europäischen Union zunächst Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU) und dann ein technischer Standard (Norm EN 16931) definiert.

Die EU-Mitgliedsländer haben dann die EU-Vorgaben an länderspezifische Anforderungen angepasst: für Deutschland heißt diese nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931-1 "XRechnung". Es gibt neben der XRechnung noch weitere Rechnungsformate, die XRechnungs-kompatibel sind, z.B. das Format ZUGFeRD ab der Version 2.1.1. Während die XRechnung eine schlichte, nur maschinenlesbare Datei und nicht "menschenlesbar" wie ein PDF Dokument oder ein Papierausdruck ist, hat das ZUGFeRD-Format einen Vorteil: die XRechnungs-Datei wird hier in dem üblichen PDF-Dokument "versteckt" - der Empfänger kann also wie gehabt die PDF Datei anzeigen und (manuell) weiterverarbeiten oder die XRechnungs-Datei in seiner Software direkt einlesen (Stichwort: hybrides Format). Im Adobe Acrobat Reader © beispielsweise sieht man die eingebettete XRechnung über die Anlagen („Büroklammer“).

In einem ersten Schritt sind ab dem 27. November 2020 Lieferanten des Bundes nun verpflichtet, Rechnungen, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen gestellt werden, als E-Rechnung in dem besagten XRechnungs-Format einzureichen. Auf Landesebene gelten wiederum andere - teils deutlich unterschiedliche - Fristen. Um hier einen aktuellen Überblick für das jeweilige Bundesland zu erhalten, empfiehlt sich die Seite des Verbandes elektronischer Rechnung (https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/). Klar ist jedoch: Wenn Sie zukünftig Rechnungen an Auftraggeber der öffentlichen Hand stellen wollen, müssen Sie E-Rechnungen erzeugen können.

Was gilt nun genau als elektronische Rechnung? Das definiert das Ministerium BMI genau: Keine Papierrechnung (auch nicht eingescannt) und auch keine Email mit angehängter, herkömmlicher PDF Datei. Es muss eine "maschinenlesbare" Datei im oben beschriebenen XRechnungs-Format sein.

Kurzum: Solch eine Datei muss über Software zusätzlich erzeugt werden. Im Optimalfall kann dies Ihrer Warenwirtschaft (wie z.B. KS1) oder Sie müssen Ihre Rechnung zeitaufwändig von Hand auf einer Webseite eingeben und die erzeugte Datei dann an den Empfänger weiterleiten. Ansonsten wird die Rechnung abgewiesen. An welchen Adressaten und wie Sie die Rechnung übermitteln teilt Ihnen Ihr Kunde mit. Der Bund stellt Ihnen für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung: ZRE und OZG-RE (Details finden Sie hier: www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/). Hier können Sie die generierte XRechnung mit Drag&Drop hochladen oder eben auf Basis Ihrer herkömmlichen Rechnung komplett manuell erfassen.

Was man bei alldem nicht vergessen sollte: Rechnungen müssen in dem Format, in dem Sie erzeugt wurden, auch archiviert und entsprechend vorgehalten werden (Stichwort: GoBD und DSGVO). Hier können Sie mit dem ZUGFeRD Format zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Zum einen liefern Sie Ihre Rechnungen im XRechnung konformen Format und weiterhin ist das PDF-Format von ZUGFeRD eine "PDF/A-3" Datei, also ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Anwender der Branchenlösung KS1 können den kommenden Neuerungen gelassen entgegenblicken: Wie gewohnt kommt auch diese Funktion über das automatische Update auf alle Rechner. Beim Fakturieren müssen Sie dann lediglich das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.1) auswählen und die E-Mail enthält die gewünschten E-Rechnungsdaten. Fertig.